Wünsche stoßen aufeinander
In jedem Sommer wollen viele Mitarbeiter in denselben Wochen frei haben. Jede Zusage zu einem Wunsch ist eine Absage an einen anderen.
Urlaubsplanung für HR in mittleren und großen Unternehmen
Fairer Urlaub. Verlässlicher Betrieb. Kinderleicht geplant.
Maximale Bedürfniserfüllung bei der Urlaubsplanung, ohne dass die Betriebsabläufe leiden. Kinderleicht.
- Urlaubswünsche in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt
- Mindestbesetzung und Qualifikationen als feste Bedingungen
- Planung starten statt Tabellen pflegen
Unsere Mission
Betrieblicher Bedarf und persönliche Wünsche stehen oft im Widerspruch. Vacanza-hr maximiert die Bedürfniserfüllung der Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung, ohne dass die betrieblichen Abläufe darunter leiden, und macht die Planung dabei kinderleicht.
Das Dilemma
Zwei berechtigte Interessen, ein Plan
Der Betrieb braucht Anwesenheit und Besetzung. Die Mitarbeiter brauchen Erholung und Freiraum zu ihrer Zeit. Das gilt auch für die Urlaubs- und Freizeitplanung.
Der Betrieb muss laufen
Mindestbesetzung, Qualifikationen und Spitzenzeiten setzen Grenzen, die kein Wunsch überschreiten darf.
HR sitzt dazwischen
Beides gleichzeitig gut zu erfüllen ist ein ganzzahliges Zuordnungsproblem. Es ist NP-schwer und von Hand praktisch nicht zu lösen. Tabellen und Abstimmungsrunden führen zu Kompromissen, die kaum nachvollziehbar sind.
Vertretungen und Abhängigkeiten über Abteilungsgrenzen
Wer im Urlaub fehlt, muss vertreten werden. Wer wen vertreten kann, steht in keiner Urlaubsliste.
Die Abteilung ist die falsche Einheit
Entscheidend sind Qualifikationen, und die sind feiner geschnitten als Abteilungen. Am Ende zählt die Frage, wer wen vertreten kann.
Gewachsene Strukturen sieht man nicht
Die Lohnbuchhaltung springt beim Einkauf ein, ein Servicemitarbeiter kennt das Verfahren der Kollegin aus dem Vertrieb. Solche Abhängigkeiten über Bereichsgrenzen hinweg tauchen in der Urlaubsliste nirgends auf.
Eine Vertretung hat nur eine Kapazität
Kann ein Mitarbeiter zwei Kollegen vertreten und beide haben in derselben Woche frei, schafft er nicht beide Aufgaben. Auf dem Papier ist jede Stelle einzeln besetzt, in der Praxis ist niemand da.
Eine Zusage verschiebt die nächste
Wer einen Urlaub genehmigt, nimmt einer Vertretung die Möglichkeit, selbst frei zu nehmen. Jede Änderung zieht eine Kette weiterer Prüfungen nach sich.
Viele Bedingungen auf einmal
Qualifikationen, Vertretungen, Kapazitäten, Mindestbesetzung und Wünsche greifen ineinander. Von Hand lässt sich dieses Geflecht nicht mehr überblicken, geschweige denn lösen.
Die Lösung
Vacanza-hr rechnet, statt zu verhandeln
Ein Optimierungsverfahren verteilt die Urlaubswochen so, dass die Wünsche der Mitarbeiter so weit wie möglich erfüllt werden. Die betrieblichen Erfordernisse sind dabei feste Bedingungen, keine Verhandlungsmasse.
Feste BedingungenDer Betrieb
- Mindestbesetzung je Aufgabe und Woche
- Qualifikationen der anwesenden Mitarbeiter
- Feiertage und Abwesenheitswochen
- Urlaubsanspruch und Arbeitszeit je Mitarbeiter
ZielDie Mitarbeiter
- Wünsche je Kalenderwoche in vier Stufen
- So viele Wünsche wie möglich erfüllt
- Prioritäten je Mitarbeiter durch HR
- Ein Plan, der für alle nachvollziehbar ist
Das Verfahren geht auf ein Modell aus der Forschung zurück. Zur wissenschaftlichen Grundlage
- Urlaub
- Arbeit
- Wunsch „unbedingt“ erfüllt
- Gestrichelt: Mindestbesetzung (4)
So funktioniert es
In drei Schritten zum fertigen Plan
Ohne Expertenwissen: Mitarbeiter tragen ihre Wünsche ein, HR startet die Planung, der Rest passiert von selbst.
Wünsche erfassen
HR legt den Plan mit Zeitraum an und lädt die Mitarbeiter ein. Jeder markiert seine Wunschwochen in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt.
Planung starten
HR legt die Mindestbesetzung fest, prüft die Vorgaben und startet die Berechnung. Der Solver verteilt die Urlaubswochen.
Ergebnis veröffentlichen
HR prüft Besetzung und Ergebnis, veröffentlicht den Plan und gibt ihn bei Bedarf als PDF aus. Jeder Mitarbeiter sieht sein Ergebnis.
Funktionen
Alles, was HR für die Urlaubsplanung braucht
Wunscherfassung
Mitarbeiter geben ihre Wünsche je Kalenderwoche in vier Stufen ab, auf jedem Gerät.
Mindestbesetzung
Je Aufgabe und Woche festlegbar. Der Plan unterschreitet sie nicht.
Qualifikationen
Aufgaben und Qualifikationsmatrix sorgen dafür, dass die richtigen Mitarbeiter anwesend sind.
Einladung und Import
Mitarbeiter per CSV importieren und per E-Mail einladen.
Ferien und Feiertage
Feiertage und Schulferien lassen sich in den Plan importieren.
PDF-Ausgabe
Das veröffentlichte Ergebnis lässt sich als PDF ausgeben.
Mandantenfähig
Jede Organisation hat eigene Daten und eine eigene Adresse. Der Zugriff ist strikt getrennt.
Schnittstellen
Öffentliche REST-API mit Webhooks und ein MCP-Server für die Anbindung an andere Systeme und KI-Assistenten (ab der Stufe Business).
Integration
Passt zu den Systemen, die Sie schon nutzen
Vacanza-hr ergänzt Ihre HR-Software und Ihre Urlaubsverwaltung. Die öffentliche REST-API arbeitet mit Tokens, deren Rechte sich je Anwendung begrenzen lassen. Die Schnittstellen gehören zur Stufe Business.
Mitarbeiter übernehmen
Mitarbeiter per API oder CSV übernehmen, statt sie von Hand zu pflegen. Auch Ihre HR-Software kann sie so liefern.
Ergebnis abrufen
Ergebnis und Besetzung per API abrufen oder als PDF ausgeben.
Webhooks
Ihr System wird signiert benachrichtigt, wenn ein Ergebnis veröffentlicht wird.
MCP-Server
KI-Assistenten lesen Pläne (Business) und bearbeiten sie, wenn die Berechtigung es erlaubt (Enterprise).
Fairness und Transparenz
Nachvollziehbar statt Bauchgefühl
Ein Plan wird akzeptiert, wenn er als fair erlebt wird. Vacanza-hr macht sichtbar, warum das Ergebnis so aussieht.
Prioritäten je Mitarbeiter
HR gewichtet Mitarbeiter, wo es dafür gute Gründe gibt, und die Gewichtung geht in die Berechnung ein.
Besetzung auf einen Blick
Eine Übersicht zeigt je Woche und Aufgabe, wie viele Mitarbeiter anwesend sind.
Prüfung vor der Berechnung
Die Prüfung meldet unerfüllbare Vorgaben, etwa eine Mindestbesetzung, die mit den vorhandenen Qualifizierten nicht zu halten ist.
Protokoll
Änderungen werden im Audit-Log festgehalten (Stufe Enterprise).
Preise
Eine Jahreslizenz, gestaffelt nach Mitarbeitern
Vacanza-hr kostet je Organisation und Jahr, abhängig von der Zahl der Mitarbeiter in den Plänen. Der Einstieg ist ein kostenloser Pilot.
Staffeln
Vier Preisstufen bis 1.000 Mitarbeiter, darüber ein individuelles Angebot.
Nicht begrenzt
Planer, Administratoren, Pläne und Berechnungen kosten nichts extra.
Kostenloser Pilot
Ein Plan, ein Planungszyklus: erst ausprobieren, dann entscheiden.
Ratgeber
Aus dem Ratgeber
Die Beiträge bündeln Fachwissen zu Recht, Verfahren und Praxis der Urlaubsplanung.
Urlaubsplanung rechtssicher: BUrlG und Betriebsrat
Was das Bundesurlaubsgesetz und das Betriebsverfassungsgesetz bei der Urlaubsplanung vorgeben: Wünsche, betriebliche Belange, Mitbestimmung, Übertragung.
Artikel lesenUrlaubssperren und Betriebsferien: Was ist zulässig?
Sperren und Betriebsferien greifen in den Urlaubsplan ein. Was § 7 BUrlG, das BAG und § 87 BetrVG dazu sagen und was Vacanza-hr abbildet.
Artikel lesenVertretungen und Qualifikationsmatrix im Überblick
Warum die Abteilung die falsche Einheit ist und wie eine Qualifikationsmatrix Vertretungen und Engpässe in der Urlaubsplanung sichtbar macht.
Artikel lesenFairness bei Urlaubskonflikten: Verfahren im Vergleich
Dienstalter, Rotation, Los, Punkte oder Wunschstufen mit Optimierung: Verfahren für konkurrierende Urlaubswünsche im Vergleich, mit Stärken und Schwächen.
Artikel lesenHäufige Fragen
Antworten für HR-Verantwortliche
Was ist Vacanza-hr?
Vacanza-hr ist eine webbasierte Software für die Urlaubs- und Freizeitplanung in Unternehmen. Die Mitarbeiter geben ihre Wünsche ab, ein Optimierungsverfahren verteilt die Urlaubswochen. Es maximiert die Bedürfniserfüllung der Mitarbeiter, ohne dass die betrieblichen Abläufe darunter leiden.
Für wen ist Vacanza-hr gedacht?
Für HR-Abteilungen und Planer in mittleren und großen Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter über das Jahr verteilt Urlaub nehmen und gleichzeitig eine Mindestbesetzung oder bestimmte Qualifikationen im Betrieb sein müssen, etwa in Produktion, Logistik, Service oder Verwaltung.
Wie funktioniert die Urlaubsplanung mit Vacanza-hr?
HR legt einen Plan mit Zeitraum an und lädt die Mitarbeiter ein. Die Mitarbeiter markieren ihre Wunschwochen in vier Stufen: egal, gern, wichtig, unbedingt. HR legt die Mindestbesetzung fest, prüft die Vorgaben und startet die Berechnung. Danach prüft HR das Ergebnis, veröffentlicht den Plan, und jeder Mitarbeiter sieht sein Ergebnis.
Wird die Mindestbesetzung sicher eingehalten?
Mindestbesetzung und Qualifikationen sind im Modell feste Bedingungen. Der Plan darf sie nicht unterschreiten. Sind Vorgaben nicht erfüllbar, etwa weil für eine Aufgabe weniger Qualifizierte anwesend sein können als verlangt, meldet die Prüfung das vor der Berechnung.
Gibt es eine wissenschaftliche Grundlage?
Ja. Das Verfahren geht auf ein Optimierungsmodell zur Urlaubsplanung zurück, das Dr. Martin Mundschenk in seiner Dissertation an der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (2008) beschrieben hat. Vacanza-hr hat es für die Anwendung weiterentwickelt. Quellen mit DOI und die Einordnung der Ergebnisse stehen auf der Seite https://www.vacanza-hr.de/wissenschaftliche-grundlage/.
Bereit für eine Urlaubsplanung, die beiden Seiten gerecht wird?
Wir zeigen Ihnen Vacanza-hr an Ihrem Beispiel. Oder Sie legen direkt eine Organisation an und probieren es selbst aus.